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Proceso de Certificación
Solicitud
- La organización solicitante deberá proveer la información que contiene el formato de Solicitud de Cotización. ASIC, S.C. analiza la información relativa a la organización y a su sistema de gestión.
- Como resultado de la revisión de la solicitud se podrá confirmar la capacidad de ASIC, S.C. para llevar a cabo la certificación.
Auditoria Inicial
La auditoría inicial de certificación de un sistema de gestión se realiza en dos etapas: Etapa 1 y Etapa 2.
Para la ejecución de todas las auditorias en ASIC contamos con Programas de auditoria, realizamos la selección del equipo auditor competente y en cada evaluación se ejecutan reuniones de apertura, se copila y verifica la información en base a muestreo, se identifican y clarifican los hallazgos con el cliente y se entregan los informes de auditoria en la reunión de cierre.
Auditoria Etapa 1
- Existen dos modalidades para realizar la auditoría de Etapa 1 (en las instalaciones del cliente o en las instalaciones de ASIC), debiendo analizar y justificar la modalidad para el cumplimiento normativo.
- Uno de los objetivos es evaluar si el nivel de implementación del sistema de gestión, confirma que la organización cliente está preparada para la etapa 2
- Se entrega al cliente un informe de auditoria de Etapa 1, en donde se determinan áreas de preocupación que son todas las debilidades en el sistema de gestión que incumplen algún requisito normativo o que se identifica que pueden poner en riesgo el logro de los resultados previstos en el sistema de gestión.
- Es responsabilidad del cliente la atención de dichas áreas, no siendo necesario el envío de plan de acción a ASIC, a menos que el equipo auditor mencione que se requiere la atención de las áreas de preocupación antes de le Etapa 2, por lo que el cliente deberá informar a ASIC cuando hayan sido atendidas.
- El intervalo de tiempo entre la Etapa 1 y Etapa 2, deberá acordarse con la organización, si una organización después de llevar a cabo una auditoria de Etapa 1, decide programar la Etapa 2 pasados de 180 días naturales, ASIC no hace válida la Etapa 1, por lo que el cliente deberá iniciar nuevamente el proceso de certificación.
Auditoria Etapa 2
- Se realiza en las instalaciones del cliente, el propósito de la Etapa 2 es evaluar la implementación, incluida la eficacia del sistema de gestión del cliente.
- Se entrega al cliente un informe de auditoria, en donde se determinan hallazgos clasificados en no conformidades mayores, no conformidades menores y observaciones.
- El cliente cuenta con 30 días naturales, contados a partir de la fecha de entrega del informe para cerrar a nivel documental las no conformidades, debiendo ingresar del plan de acción en formato del cliente, que deberá contener, el análisis de causas, las correcciones y acciones correctivas, a su vez, deberán adjuntar, evidencia de las correcciones y las acciones correctivas implementadas para eliminar las no conformidades y cerrarlas a nivel documental.
- La eficacia de las acciones realizadas son revisadas y evaluadas en la siguiente auditoría que reciba la organización cliente.
Auditoria de Vigilancia
- Las auditorías de vigilancia se programan a una parte del sistema, de manera que ASIC pueda confiar en que el Sistema de gestión certificado del cliente continúa cumpliendo los requisitos entre las auditorías de renovación de la certificación
- Se realizan por lo menos una vez al año, excepto en los años de renovación de la certificación. La fecha de la primer auditoria de vigilancia después de la certificación no se realiza más de 12 meses desde la fecha en que se tomó la decisión de la certificación.
- Se entrega al cliente un informe de auditoria, en donde se determinan hallazgos clasificados en no conformidades mayores, no conformidades menores y observaciones y el cliente deberá atender los hallazgos de no conformidad dentro de los 30 días naturales contados a partir de la fecha de entrega del informe.
Actividades de Seguimiento
- ASIC, lleva a cabo las siguientes actividades de seguimiento, para monitorear el cumplimiento de los requisitos especificados del sistema de gestión certificado y los legales y reglamentarios aplicables, acordados con ASIC.
- Verificar página web.
- Material promocional.
- Evaluar resultados de encuestas de percepción .
- Objetivos del cliente (Resultados esperados).
- Información diversa, cuando el cliente inmediatamente informe cambios en el sistema de gestión, de acuerdo a lo que establece el contrato firmado con ASIC.
- Otros medios de seguimiento del desempeño del cliente certificado.
- Seguimiento a los incidentes que se han presentado en las instalaciones del cliente.
Auditorias de Renovación
Son programadas y efectuadas para confirmar la conformidad y eficacia continuas del sistema de gestión en su conjunto, así como su pertenencia y aplicabilidad conjuntas para el alcance de la certificación. Se deben llevar a cabo antes del vencimiento de su certificado, ASIC, considera llevar a cabo las auditorías de renovación por lo menos 45 días naturales antes del vencimiento del certificado.
- Se entrega al cliente un informe de auditoria, en donde se determinan hallazgos clasificados en no conformidades mayores, no conformidades menores y observaciones y el cliente deberá atender los hallazgos de no conformidad dentro de los 30 días naturales contados a partir de la fecha de entrega del informe.
Auditorías de Ampliación o Reducción de alcance
- Estas auditoria se podrán llevar a cabo en conjunto con una auditoria de vigilancia o renovación de la certificación; o de manera independiente.
- La ampliación al alcance de la certificación es la adición de líneas de productos o procesos, o actividades o complejidad de las mismas, o localidades objeto de la certificación, o aumento de la plantilla, o cambio de la razón social la organización; así como adición de una o más razones sociales; u otros cambios significativos. La reducción al alcance de la certificación son las exclusiones de las partes del alcance de la certificación que no cumplen los requisitos; cuando el cliente ha dejado de cumplir en forma persistente o grave los requisitos de la certificación. La reducción también puede ser solicitada por el cliente. Dicha reducción está alineada con los requisitos de la norma utilizada para la certificación.
Auditorías de corto plazo
Las auditorías con notificación a corto plazo son auditorías sin anunciar, con el fin de investigar quejas o en respuesta a cambios, o notificaciones de mal uso de marca. También aplica para auditorías programadas, para dar seguimiento a una certificación suspendida.
Suspensión de Certificados
La Suspensión de la certificación es cuando:
- El cliente ha dejado de cumplir en forma persistente o grave los requisitos de la certificación. (Por ejemplo, al presentar no conformidades mayores recurrentes)
- El cliente certificado no permite la realización de la auditoria de vigilancia o renovación en los tiempos requeridos
- El cliente certificado puede solicitar voluntariamente su suspensión.
- Cuando un cliente se encuentra suspendido durante el periodo de prórroga, su certificado y uso de marca se invalidan temporalmente, por lo que se le notifica por escrito a partir de qué fecha comienza su suspensión.
Decisión de Certificación
ASIC cuenta con un Comité de Certificación, el cual tiene la responsabilidad de tomar las decisiones de otorgar o rechazar la certificación, ampliación o reducción del alcance de la certificación, suspensión o restauración, retirada o renovación de la certificación.
La competencia apropiada para los miembros del Comité de Certificación, están definidas en el PROCEDIMIENTO DE DETERMINACIÓN DE COMPETENCIA DE ASIC, así mismo se asegura la objetividad, imparcialidad y transparencia de los procesos que lleva a cabo el Comité de Certificación mediante la aplicación del PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE ASIC.
Cancelación de Certificados
ASIC, ha determinado que lo siguiente puede ser causante de la cancelación de la certificación:
- A solicitud del cliente certificado
- Si el cliente no acepta recibir o no recibe la auditoria adicional completa o una auditoria adicional limitada dentro de los tiempos estipulados.
- Si el cliente se encuentra suspendido y no lleva a cabo la auditoria programada dentro del plazo máximo de prorroga otorgado durante la suspensión se procede a la cancelación de la certificación.
- Si se incumpla cualquiera de las obligaciones establecidas en el contrato firmado
Para conocer más acerca de los procesos arriba señalados podrá solicitar el procedimiento para la Certificación de Sistema de Gestión ASIC vía escrito dirigido a la Dirección General de ASIC. (Ver sección de “Declaración de la Información”)
