Conoce cuál es el proceso de las certificaciónes
Conoce paso a paso el proceso para obtener una certificación y descubre cómo acompañamos a tu organización en cada etapa.
1. SOLICITUD
La organización solicitante deberá proveer la información que contiene el formato de Solicitud de Cotización. ASIC, S.C. analiza la información relativa a la organización y a su sistema de gestión. Como resultado de la revisión de la solicitud se podrá confirmar la capacidad de ASIC, S.C. para llevar a cabo la certificación.
2. AUDITORÍA INICIAL
La auditoría inicial de certificación de un sistema de gestión se realiza en dos etapas: Etapa 1 y Etapa 2.
Para la ejecución de todas las auditorias en ASIC contamos con Programas de auditoria, realizamos la selección del equipo auditor competente y en cada evaluación se ejecutan reuniones de apertura, se copila y verifica la información en base a muestreo, se identifican y clarifican los hallazgos con el cliente y se entregan los informes de auditoria en la reunión de cierre.
3. AUDITORÍA ETAPA 1
- Existen dos modalidades para realizar la auditoría de Etapa 1: en las instalaciones del cliente o en las instalaciones de ASIC. La modalidad deberá analizarse y justificarse para asegurar el cumplimiento normativo.
- Uno de los objetivos es evaluar si el nivel de implementación del sistema de gestión confirma que la organización cliente está preparada para la Etapa 2.
- Se entrega al cliente un informe de auditoría de Etapa 1, en el cual se determinan las áreas de preocupación. Estas corresponden a debilidades del sistema de gestión que incumplen algún requisito normativo o que podrían poner en riesgo el logro de los resultados previstos.
- Es responsabilidad del cliente atender dichas áreas. No es necesario enviar un plan de acción a ASIC, salvo que el equipo auditor indique que deben atenderse antes de la Etapa 2. En ese caso, el cliente deberá informar a ASIC cuando hayan sido solucionadas.
- El intervalo entre la Etapa 1 y la Etapa 2 deberá acordarse con la organización. Si, después de realizar la auditoría de Etapa 1, la organización decide programar la Etapa 2 después de 180 días naturales, ASIC no considerará válida la Etapa 1, por lo que el cliente deberá iniciar nuevamente el proceso de certificación.
4. AUDITORÍA ETAPA 2
- La auditoría se realiza en las instalaciones del cliente. El propósito de la Etapa 2 es evaluar la implementación y la eficacia del sistema de gestión de la organización.
- Se entrega al cliente un informe de auditoría en el que se determinan los hallazgos, clasificados en no conformidades mayores, no conformidades menores y observaciones.
- El cliente cuenta con 30 días naturales, contados a partir de la fecha de entrega del informe, para cerrar documentalmente las no conformidades. Para ello, deberá presentar un plan de acción en el formato del cliente que incluya el análisis de causas, las correcciones y las acciones correctivas. Asimismo, deberá adjuntar evidencia de las correcciones y acciones implementadas para eliminar las no conformidades y proceder con su cierre documental.
- La eficacia de las acciones realizadas será revisada y evaluada durante la siguiente auditoría que reciba la organización cliente.
5. AUDITORÍA DE VIGILANCIA
- Las auditorías de vigilancia se programan para evaluar una parte del sistema, de manera que ASIC pueda confirmar que el sistema de gestión certificado del cliente continúa cumpliendo los requisitos aplicables entre las auditorías de renovación de la certificación.
- Estas auditorías se realizan por lo menos una vez al año, excepto durante los años en los que corresponde la renovación de la certificación. La primera auditoría de vigilancia posterior a la certificación deberá realizarse dentro de los 12 meses siguientes a la fecha en que se tomó la decisión de certificación.
- Se entrega al cliente un informe de auditoría en el que se determinan los hallazgos, clasificados en no conformidades mayores, no conformidades menores y observaciones. El cliente deberá atender los hallazgos de no conformidad dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha de entrega del informe.
6. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
- ASIC lleva a cabo las siguientes actividades de seguimiento para monitorear el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión certificado, así como de los requisitos legales y reglamentarios aplicables acordados con ASIC:
- Verificación de la página web.
- Revisión del material promocional.
- Evaluación de los resultados de las encuestas de percepción.
- Revisión de los objetivos del cliente y de los resultados esperados.
- Revisión de información adicional cuando el cliente informe de manera inmediata sobre cambios en su sistema de gestión, conforme a lo establecido en el contrato firmado con ASIC.
- Aplicación de otros medios de seguimiento al desempeño del cliente certificado.
- Seguimiento de los incidentes que se hayan presentado en las instalaciones del cliente.
7. AUDITORÍAS DE RENOVACIÓN
Las auditorías de renovación se programan y realizan para confirmar la conformidad y eficacia continuas del sistema de gestión en su conjunto, así como su pertinencia y aplicabilidad para el alcance de la certificación. Estas auditorías deben llevarse a cabo antes del vencimiento del certificado. ASIC considera realizarlas por lo menos 45 días naturales antes de su fecha de vencimiento.
Se entrega al cliente un informe de auditoría en el que se determinan los hallazgos, clasificados en no conformidades mayores, no conformidades menores y observaciones. El cliente deberá atender los hallazgos de no conformidad dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha de entrega del informe.
8. AUDITORÍAS DE AMPLIACIÓN O REDUCCIÓN DE ALCANCE
Estas auditorías podrán realizarse en conjunto con una auditoría de vigilancia o de renovación de la certificación, o bien, de manera independiente.
La ampliación del alcance de la certificación comprende la incorporación de líneas de productos, procesos, actividades, localidades objeto de la certificación o una mayor complejidad en las operaciones. También puede incluir el aumento de la plantilla laboral, el cambio de la razón social de la organización, la incorporación de una o más razones sociales u otros cambios significativos.
La reducción del alcance de la certificación consiste en excluir aquellas partes que no cumplen con los requisitos establecidos. Esta medida puede aplicarse cuando el cliente ha dejado de cumplir, de manera persistente o grave, los requisitos de la certificación. La reducción también puede ser solicitada por el cliente y deberá estar alineada con los requisitos de la norma utilizada para la certificación.
9. AUDITORÍAS DE CORTO PLAZO
Las auditorías con notificación a corto plazo son auditorías no anunciadas que se realizan con el propósito de investigar quejas, responder a cambios o atender notificaciones relacionadas con el uso indebido de la marca. También pueden programarse para dar seguimiento a una certificación suspendida.
10. SUSPENSIÓN DE CERTIFICADOS
La certificación puede suspenderse cuando se presenta alguna de las siguientes situaciones:
- El cliente ha dejado de cumplir, de manera persistente o grave, los requisitos de la certificación; por ejemplo, al presentar no conformidades mayores recurrentes.
- El cliente certificado no permite que las auditorías de vigilancia o renovación se realicen dentro de los plazos establecidos.
- El cliente certificado solicita voluntariamente la suspensión de su certificación.
- Cuando un cliente se encuentra suspendido durante el periodo de prórroga, su certificado y la autorización para el uso de la marca quedan invalidados temporalmente. ASIC le notificará por escrito la fecha a partir de la cual comienza la suspensión.
11. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN
ASIC cuenta con un Comité de Certificación, responsable de tomar las decisiones relacionadas con el otorgamiento o rechazo de la certificación; la ampliación o reducción de su alcance; la suspensión o restauración; y la retirada o renovación de la certificación.
Las competencias requeridas para los integrantes del Comité de Certificación se encuentran definidas en el Procedimiento de Determinación de Competencia de ASIC. Asimismo, ASIC asegura la objetividad, imparcialidad y transparencia de los procesos realizados por dicho comité mediante la aplicación del Procedimiento para la Certificación de Sistemas de Gestión de ASIC.
12. CANCELACIÓN DE CERTIFICADOS
ASIC ha determinado que las siguientes situaciones pueden ser motivo de cancelación de la certificación:
- Cuando el cliente certificado lo solicite.
- Cuando el cliente no acepte o no reciba una auditoría adicional completa o limitada dentro de los plazos establecidos.
- Cuando el cliente se encuentre suspendido y no lleve a cabo la auditoría programada dentro del plazo máximo de prórroga otorgado durante la suspensión.
- Cuando se incumpla cualquiera de las obligaciones establecidas en el contrato firmado.
Para obtener más información sobre los procesos mencionados, podrá solicitar el Procedimiento para la Certificación de Sistemas de Gestión de ASIC mediante un escrito dirigido a la Dirección General de ASIC. Consulte la sección “Declaración de la Información”.
